こんにちは！大阪府寝屋川市のはちかづき法律事務所、弁護士の塩見恭平です。

この度、事務員さんの新規採用を行ないました。
インディード最高、という話は置いておいて・・・
今日は事務員さんにお願いしている事項と、分業のお話。

弊所では、結構事務員さんの分業が進んでいて
①後見メインの方
②債務メインの方
③その他事務メインの方
④経理メインの方←new！
というお願いの仕方をしております。

各自、自由にシフトを組んできていただき、きた時にある仕事を行い、時間が来たら帰ると言うスタイルです。

大体誰かが事務所にいますし、電話代行もお願いしているので、事務員さんがいない時も電話対応は問題なくこなせます。

事務員さんの具体的なお仕事としては、

①後見メインの方は、被後見人さんの日常業務(振り込みや郵便処理)、報告書の整理(法的判断が入らないところをある程度整えてくれる)がメインです。
申立、就任直後、報告が重なった時、後見終了のタイミングが繁忙期といえば繁忙期で、その時は私がフォローに入ります。

②債務メインの方は、破産や再生の申立事務、管財補助事務をしてもらってます。任意整理にはほぼ関わらず(受任通知送付事務くらい？)、破産、再生の事務メイン。
再生計画案の立案、作成は弁護士がするので、再生の場合は忙しくなるのは受任直後、申立直前がほとんどです。
資料整理して収集資料のメール案を作ってくれているので助かってます。

③その他事務をやってくださっている方は、スキャンリネームをやってもらうのが基本のお仕事です。弊所では、紙資料は全てスキャンリネームし、事件ごとに整理するので弊所の肝となっています。
あとは、職務上請求や正本副本準備、送付受領書作成や被害者請求をかけるところだけでも書いてもらったり…
お願いできるところはしっかりとお願いしています。

弊所の特徴としては、外回りと弁護士在籍時の電話対応はほぼ全て弁護士が行うところです。
通常は、事務員さんたちが外回りされる事務所が多いのではないでしょうか。

郊外型であり、事務員さんたちの勤務時間が限られている弊所で、効率を重視するとこの形に落ち着きました。

ちなみに、①②③の事務員さんたちが時間内にできなかったところは弁護士が引き取り、夜に泣きながらやります()

これからきていただく④経理メインの事務員さんは、基本売上経費の入力をしていただきつつ確定申告の際に税理士さんにお渡しする試算表を作ってもらう予定です。
それだけだと時間が余る可能性が高いので、③その他事務メインの事務員さんの補助にまわっていただこうかと思っています。

色々整えないといけないところは多いですが、新しい方が来るのはとても楽しみです！

事務所のスタイルの変化に伴い、弊所ではつらつら述べた形が定着しています。
緩やかに変わることもあるので、今後どのような形になるかはその時のメンバーの要望、事情を聞きながら調整していく予定です。

他の事務所って事務員さんにどんなお仕事お願いしてるんでしょうね。
知りたいですね。